První týdny plánování bývají směs euforie a chaosu. Abyste se v tom neztratili, držte se jednoduchého plánu: nejdřív styl a rozpočet, potom hosté a logistika, nakonec detaily, které dělají dojem. A po celou dobu myslete na to, jak hosty informujete a jak jejich zážitky zachytíte.
Styl a rozpočet dřív než rezervace
Ujasněte si, jak má váš den působit: formální večer v saku a dlouhých šatech, nebo uvolněná zahradní slavnost? Z palety barev a míry formálnosti se odvine místo, dekor, dress code i tiskoviny. Rozpočet rozdělte na „must-have“ (obřad, jídlo, hudba) a „nice-to-have“ (fotokoutek, speciální dekor). Díky tomu víte, kde můžete přidat nebo ubrat, aniž by utrpěl zážitek.
Hosté a časová osa
Než odešlete cokoli do tisku, vytvořte pracovní seznam hostů a zkontrolujte, kolik lidí se vám vejde do prostoru i rozpočtu. Časovou osu držte jednoduchou: obřad → gratulace → focení → večeře → první tanec → volná zábava. Každý blok napište „pro hosty“, ne „pro organizátory“ – pomůže to i při formulaci pozvánek.
Oznámení, které je jasné a vaše
Bez dobrého svatebního oznámení se plán snadno mění v lavinu dotazů. Text pište stručně: jména, datum, čas a místo. Připojte RSVP s termínem odpovědi a případně odkaz na váš web s detaily. Vizuálně sjednoťte písma (max. tři řezy), dvě hlavní barvy a jeden akcent – stejný styl pak snadno přenesete na jmenovky, menu i program dne. Počítejte s tím, že první náhled řešte 3–4 měsíce před svatbou a nechte si pár kusů navíc na focení a do archivu.
Kniha hostů, aby vzkazy opravdu vznikaly
Samotná kniha na stole často zůstane prázdná, protože se hosté stydí „začít“. Funguje jednoduchá instruktážní kartička a konkrétní otázky („Co vám máme popřát za 10 let?“ „Jaká společná vzpomínka vás s námi nejvíc baví?“). Skvělý základ tvoří kvalitní svatební knihy s papírem, který snese fixy i fotografie. Položte je na viditelné místo mezi kavárenský koutek a fotokoutek, ať kolem přirozeně proudí lidé.
Instax nebo tisk z mobilu? Udělejte to hostům snadné
Fotky do knihy přitáhnou pozornost. Instax/Polaroid je sázka na jistotu, jen počítejte s náplněmi navíc a s obsluhou, která hostům pomůže. Alternativa: malá tiskárna na fotky z mobilu přes QR kód. K fixům přidejte samolepicí růžky a washi pásky, ať se tvorba stane zábavou. Dvě minuty na hosta stačí – důležité je mít u stolku jasné instrukce.
RSVP bez nedorozumění
Stanovte konkrétní termín a způsob odpovědi (web, e-mail, telefon). Pokud řešíte intoleranci či dětské porce, přidejte jednoduchý formulář. Přátelsky připomeňte RSVP týden před deadlinem – ušetříte si obvolávání. Jasné pozvánky přinášejí klid vám i dodavatelům.
Praktické detaily k tisku
Na obálky použijte adresní štítky nebo pečetě ladící s oznámením. K oznámení přiložte malou kartičku s dopravou a parkováním, případně s dress codem (spíš „doporučení“ než direktivní věta). V den svatby mějte několik prázdných jmenovek, ať rychle dopíšete nečekaného hosta partnera/partnerku.
Kde tiskoviny a knihu hostů v den D umístit
Oznámení dejte do rámu na uvítací stůl – funguje jako vizuální kotva. Knihu hostů postavte na trasu mezi rautem a tanečním parketem, ne do rohu; přidejte malou lampičku, fixy a náhradní náplně do instaxu. Kdo projde, uvidí, zastaví se a zanechá vzkaz.
Jak pracovat s rozpočtem
Luxusní prvek nechte zazářit na hlavním oznámení (např. ražba, slepotisk), doprovodné kartičky tiskněte jednoduše. U knihy hostů investujte do kvalitní vazby a papíru – vydrží roky listování. Raději méně položek, ale promyšleně sladěných, než „od každého trochu“.
Po svatbě: udělejte z toho rituál
Knihu hostů si dejte na místo, kam sáhnete i v běžný den. Z oznámení může být titulní stránka vašeho alba nebo obrázek v rámečku. Poděkování pošlete ve stejném stylu – uzavře to příběh a potěší hosty, že jejich vzkazy a účast pro vás mají váhu.
